社員がやりがちなシャドーIT 10選｜情報漏えいにつながるNG行動とは

「業務を効率化するために、会社に内緒で使い慣れた私物ツールを仕事に使っていないだろうか」

「悪意のない『ちょっとした工夫』が、企業の信用を失墜させる重大なセキュリティ事故につながるとしたら――」 このように、社内におけるIT資産の管理や、従業員による未許可ツールの利用（シャドーIT）に頭を悩ませている企業の経営者、総務、情報システム担当者の方は少なくありません。

シャドーITとは、企業のIT管理部門の許可を得ずに、従業員や各現場の判断で業務に利用されているIT機器やクラウドサービス（SaaS）などを指します。

多くの場合、従業員側には会社を困らせようという悪意はなく、「もっと仕事のスピードを上げたい」「会社のシステムが使いにくいから効率化したい」という真面目な動機から発生するのが特徴です。

しかし、管理の目が届かないツールでひとたび情報漏洩が発生すれば、企業が被る社会的・金銭的ダメージは計り知れません。

本記事では、オフィスやテレワーク環境で「社員がやりがちなシャドーITの具体例10選」を網羅し、それぞれのリスクと企業が取るべき実務的な対策について分かりやすく解説します。

1. 社員がやりがちなシャドーIT 10選

多くの職場で実際に発生している、悪意のない「NG行動」を10個のパターンに分類しました。

自社の運用と照らし合わせてみてください。

①：個人用チャットツール（LINEや個人Slackなど）での業務連絡

会社支給ではない個人の連絡ツールでグループを作り、そこで顧客情報や業務の進捗、シフトの調整などを行う行為です。

プライベートとの境界線が曖昧になり、誤送信による情報漏洩リスクが高まります。

②：無料のファイル転送サービスを使った大容量データの送受信

会社指定のメールやストレージに容量制限がある際、インターネット上の無料ファイル転送サービスを個人の判断で使う行為です。

サービスの安全性が検証されておらず、通信の盗聴やデータ流出のリスクが想定されます。

③：無料クラウドストレージ（個人用のGoogle ドライブやDropboxなど）でのファイル共有

「自宅でも作業したいから」「社外のメンバーと共有しやすいから」という理由で、個人のストレージアカウントに業務用の企画書や顧客リストをアップロードする行為です。

④：無料の生成AIサービス（個人向け無料版ChatGPTなど）へのデータ入力

議事録の要約やメール文面の作成のために、会社が検証していない無料のAIツールに機密データやプログラムコードをそのまま入力する行為です。

入力したデータがAIの学習素材として二次利用されるリスクが指摘されています。

⑤：私物PCやスマートフォン・タブレットの業務利用（未許可BYOD）

会社の許可を得ずに、自宅の使い慣れた私物PCから社内システムにアクセスしたり、個人のスマホで業務メールを受信したりする行為です。

端末がウイルスに感染していた場合、社内ネットワーク全体へ被害が拡大する恐れがあります。

⑥：私物USBメモリや外付けHDDへのデータ保存

「バックアップのため」「持ち運びのため」に、社内のデータを私物の記録媒体にコピーする行為です。

紛失や盗難に遭った際、暗号化などの対策が施されていないことが多く、即座に致命的な漏洩事故へ発展します。

⑦：無料のオンライン翻訳サービスへの機密文面の入力

海外の取引先からのメールや英文の契約書を、Web上の無料翻訳サイトに丸ごとコピペして翻訳する行為です。

ファイル転送や生成AIと同様に、入力データがサービスの運営側に収集・公開されるリスクが想定されます。

⑧：個人アカウントで契約した有料SaaS（タスク管理やデザインツールなど）の利用

現場の利便性を最優先し、従業員が個人のクレジットカードやアカウントで契約した便利な海外ツールをチーム内で使い回す行為です。

退職者が発生した際のアカウント削除やアクセス権の制御が不可能になります。

⑨：会社の許可を得ていないコワーキングスペースやカフェの無料Wi-Fiへの接続

外出先やテレワーク中に、セキュリティ保護（暗号化）が不十分な、あるいは悪意を持って設置された「野良Wi-Fi」に接続して業務を行う行為です。

通信内容を第三者に盗聴される危険性が指摘されています。

⑩：私物の周辺機器（Wi-Fiルーターやワイヤレスイヤホン等）の未許可接続

社内ネットワークの電波が届きにくいからと、私物のWi-Fiルーターを勝手にオフィスの有線LANに接続して即席の無線環境を作るような行為です。

社内ネットワークの「裏口（脆弱性）」を作ることになり、外部からの侵入を許す原因となります。

2. シャドーITがもたらす「情報漏えい」のリアルな脅威

これら10の行動に共通する最大のリスクは、「会社が事故に気づけないこと」にあります。

公式に導入されたシステムであれば、万が一の際もアクセスログを追跡し、どのデータがどこへ流出したかを調査・遮断できます。

しかしシャドーITの場合、ログが一切残らないため、原因究明も二次被害の防止も後手に回らざるを得ません。

「100%の安全」が存在しないデジタル環境だからこそ、会社が把握していない領域（ブラックボックス）を社内に作らせないことが、組織のガバナンスを維持する上で極めて重要と考えられています。

3. 実務的にシャドーITを抑え込む「3つのステップ」

頭ごなしに「あれもダメ、これもダメ」と禁止するだけでは、現場は隠れてシャドーITを続ける（＝さらに見えなくなる）という悪循環を招きます。

企業が取るべき健全なアプローチは以下の通りです。

1. 現場の「困りごと」を調査する： なぜ従業員がそのツールを使いたがっているのか（容量が足りない、連絡を早くしたい等）をヒアリングし、現場のニーズを把握します。
2. 安全な「公式代替ツール」を会社が用意する： 「ファイル転送が不便」なら法人用ストレージを、「チャットがしたい」ならセキュリティの強固なビジネスチャット（TeamsやLINE WORKSなど）を、会社が公式に契約して支給します。
3. ガイドラインの策定と「動画」による継続教育： どのような行為がシャドーITになり、なぜ危険なのかを全従業員へ分かりやすく明文化したルールを伝えます。

特に教育の面では、分厚いマニュアルを読ませるよりも、「私物USBの紛失で会社が数千万円の損害賠償を請求された事例」や「無料AIへのコピペがなぜ漏洩になるのか」といった、具体的かつビジュアルで直感的に理解できる動画教材を導入することが、現場の「これくらい大丈夫だろう」という心理的隙を無くす上で最も効果的なステップとなります。

よくある質問（FAQ）

Q. 従業員が「シャドーIT」で情報漏洩を起こした場合、会社だけでなく個人も処罰の対象になりますか？

A. 会社の就業規則やセキュリティ規定を著しく無視した重大な過失、あるいは故意の持ち出しである場合は、懲戒処分や損害賠償請求の対象となるケースは十分に想定されます。

ただし、企業側が「業務に必要なIT環境を適切に提供していなかった」「十分なセキュリティ教育を行っていなかった」とみなされた場合、企業の管理監督責任が厳しく問われる傾向にあります。

そのため、個人を責めるルールを作る前に、企業側が「違反をさせない環境」と「正しい教育」を平時から提供しておくことが、ガバナンス上最も重要であると評価される傾向にあります。

Q. 「シャドーIT」を技術的に100%ブロックすることは可能ですか？

A. 資産管理ツールやネットワークフィルタリング（URLブロック）を導入することで、既知の主要なサービスへのアクセスや私物USBの接続を高い確率で遮断することは可能です。

しかし、毎日のように新しいWebサービスやAIツールが登場する現代において、技術的な制限だけで100%防ぎ続けることには限界があります。

「システムによる物理的な制限」をかけつつ、同時に従業員一人ひとりの「セキュリティリテラシー（意識）を高める教育」を両輪で回すことが、最も現実的かつ安全な防衛策と想定されます。

まとめ

従業員によるシャドーIT対策の本質は、現場の利便性を奪うことではなく、「リスクを正しく理解させた上で、安全に効率化できる環境を会社が先回りして用意すること」にあります。

• シャドーITは、悪意のない「業務を効率化したい」という現場の動機から発生しやすい
• 個人用チャット、無料AI、私物USBなど、身近なNG行動10選に潜む最大のリスクは「管理不全」
• 現場のニーズを満たす公式ツールの提供と、研修動画等を活用したリテラシー教育をセットで進めることが効果的

情報セキュリティ研修をご検討中の方へ

当サイトでは、企業・自治体向けに以下のサービスをご提供しています。

• 研修動画パッケージ（買い切り型）
• 講師派遣による対面・オンライン研修
• 社内啓発に活用できる無料「情報セキュリティ10箇条」ポスター

動画研修には、スライド一式・理解度確認テスト・研修実施報告書テンプレート・社内掲示用ポスターも付属しており、研修担当者の負担軽減にも役立ちます。

料金やカリキュラムの詳細は、[情報セキュリティ研修サービス一覧] をご覧ください。