ギガファイル便を会社で使うのは安全？総務が知るべき「シャドーIT」に潜む運用の罠

「大容量の動画やデータを取引先に送りたいけれど、メールに添付できない」「周りの社員もみんな使っているから、ギガファイル便でデータを送っておこう」

オフィスの現場で、データのやり取りに広く使われている無料の大容量ファイル転送サービス「GigaFile（ギガファイル）便」。事前の会員登録が不要で、誰でも手軽に大容量のファイルを送受信できるため、非常に便利なツールとして重宝されています。

しかし、総務や情報システム担当者の中には、「社員が業務で勝手に使って大丈夫なのだろうか……」と不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、ギガファイル便というシステム自体のセキュリティは、SSL/TLSによる通信の暗号化など一定の安全対策が講じられています。

しかし、会社が把握・管理していない状態で社員が『勝手に使い回す』という運用のルール（人間対策）が抜けた状態での利用は、極めて危険（＝安全ではない）です。

本記事では、ギガファイル便を会社で使う際のリスクと、総務が今すぐ講じるべき「シャドーIT」への防衛策を解説します。

1. どんなに安全なクラウドを導入しても、「管理外のルート」を許せば一瞬で崩壊する
2. ギガファイル便の「会社利用」に潜む3つの運用の罠
3. 総務担当者がやるべき「無料ツールの勝手な利用」を根絶する運用のコツ
4. 人間対策の「仕組み化」で、便利なツールの裏にある脆弱性を解消する

1. どんなに安全なクラウドを導入しても、「管理外のルート」を許せば一瞬で崩壊する

現在、多くの中小企業が大切なデータ資産を守るためにセキュリティ認証を取得した大手クラウドサービスを導入しています。

インフラ側の対策は強固なため、「うちは安全な法人用クラウドを契約しているから、データ漏洩の心配はない」と安心している経営陣や担当者の方も多いでしょう。

しかし、ここにシステム側の導入だけで満足した企業が陥る最大の盲点があります。

どれだけ頑丈な金庫（クラウド）を導入してシステム対策を徹底していても、それを扱う人間（社員）が、『メール添付が面倒だから』『こっちの方が手軽だから』と、会社の管理が及ばない外部の無料転送サービスへ勝手にデータをアップロードして送り出せば、せっかく導入した高額なシステムの防壁も、アクセスログの監視機能も、すべて内側から一瞬で無効化されるのです。

会社が関知しない「管理外のルート（シャドーIT）」でデータがやり取りされ、情報漏洩が起きても総務が検知すらできない
社員が良かれと思って行ったデータの外部転送が、そのまま会社の防犯ラインを完全にスルーする抜け穴になる

どれだけ会社側のインフラを最新にしても、最後に「便利な無料ツールを勝手に使う」という油断の穴を開けてしまうのは「人間（社員）」です。

クラウドやシステムの安全性を調べることと、それを扱う社員のリテラシーを高める人間教育は、完全にセットで進めなければ、企業の機密情報は社員の『うっかり』から簡単に外部へと流出してしまいます。

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会社に内緒で個人の判断で無料ツールを使い始める行為は「シャドーIT」と呼ばれ、中小企業がサイバー被害に遭う最大の原因の一つになっています。

この目に見えないリスクについては、『「会社に内緒の便利ツール」が引き起こす、中小企業のランサムウェア被害（※過去記事リンク）』で詳しく解説しています。

💡 【ちょっと一息】「勝手なツール利用」を、オフィスの壁から未然に防ぐ

社員がギガファイル便などの無料サービスを悪気なく使ってしまうのは、それが「会社のアクセスログが残らない危険な行為（シャドーIT）」であるという認識が全くないからです。

現場の「便利だから使おう」という甘い考えを抑え、社内の正規ルート（法人用ストレージ等）を使わせるには、日常的な視覚の刷り込みが効果を発揮します。

当サイトでは、職場の壁に貼るだけで「許可のない外部ツールの無断利用禁止」などの基礎リテラシーを徹底できる[「10箇条ポスター」の無料ダウンロード（リンク）]を提供しています。

まずはこうした無料アセットを活用し、手軽に日常の啓発をちまちま始めてみませんか？

2. ギガファイル便の「会社利用」に潜む3つの運用の罠

システム自体に悪意がなくても、社員が「個人のリテラシー」のまま運用することで、会社は以下の致命的なリスクを背負うことになります。

① 「URLの誤送信」による、全く関係のない第三者への情報流出

ギガファイル便は、発行されたダウンロードURLさえ知っていれば、誰でもファイルを保存できる仕組みです。

もし、社員が宛先のメールアドレスを間違えて送信してしまった場合、URLを受け取った見ず知らずの第三者に、自社の機密データや顧客リストをそのまま無防備に引き渡してしまうことになります。

② 「パスワードの掛け忘れ」と「保持期間」の放置リスク

ギガファイル便にはダウンロードパスワードを設定する機能がありますが、これを設定するかどうかは「アップロードした社員個人の裁量（油断）」に完全に委ねられています。

パスワードを掛け忘れたまま、ダウンロード保持期間を最長の「100日間」などに設定して放置されたURLが万が一漏洩した場合、ネット上で誰でもデータを盗み放題の超危険な状態が数ヶ月間も持続することになります。

③ インシデント発生時の「ログ追跡」が完全に不可能な恐怖

万が一、取引先から「おたくから送られてきたデータから情報が漏れている」と指摘された際、ギガファイル便のような無料サービスだと、「いつ、誰が、どの端末から、何のファイルをアップロードしたのか」という会社の公式なアクセスログが残りません。

原因究明もできず、責任の所在も曖昧になり、企業としての社会的信用は一発で失墜します。

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会社が「Pマーク」などの認証を取得している場合、このようにログが残らない方法で顧客データを社外へ転送することは、重大な規程違反（審査剥奪リスク）に直結します。

認証企業の看板に恥じない正しいデータ運用のあり方については、『Pマーク（プライバシーマーク）って何？社員に知ってほしい「形だけのルール」にしない基礎知識（※過去記事リンク）』をご覧ください。

3. 総務担当者がやるべき「無料ツールの勝手な利用」を根絶する運用のコツ

現場の「大容量データを送りたい」という実務のニーズを頭ごなしに禁止するだけでは、社員はまた別の隠れた無料ツールを使い始めるだけです。

総務・情シスとしては、以下の「仕組み化」が必要です。

「公式なファイル転送ルート（法人用ストレージ）」の提供
BoxやGoogle Workspace、Microsoft 365など、会社が契約し、アクセスログが1秒単位で記録される法人用の安全な共有リンク機能を用意し、「社外へのデータ送信は必ずこれを使うこと」という明確な一本道を整備します。
「日常の環境」にシャドーIT禁止のルールを配置する
どれだけ厳しい社内規程を作っても、業務に追われて焦っている瞬間は、「今回だけギガファイル便で送っちゃえ」という誘惑に負けがちです。
オフィスの動線やPCの周辺など、毎日必ず目にする場所に「未許可ツールの利用厳禁」の基本ルールを掲示しておく環境づくりが、最も確実で低コストな教育です。
「プロの既存教材」に意識改革を丸投げする なぜ、便利だからと無料ツールを使い回す行為がこれほど組織を壊すリスクになるのかを、総務が通常業務の合間に一から分かりやすい教育資料にして現場へ納得させるのは膨大なリソースを消費します。
すでに完成している動画などの「プロの教材」を賢く活用し、担当者のリソースを1分もすり減らすことなく、社内全体の教育水準をプロレベルに引き上げるのが最もスマートな選択です。